【残業月100→0の実話】1日5分で根本から残業を減らす方法
こんにちは!Free Lifeナビゲーターの「こつお」です!
Mナビは、ナビ友である読者の皆さんと一緒に、自由な人生にチャレンジするブログです。
自由な人生を目指して、今日も一緒に楽しく学びましょう♪
ネットや本を参考に残業しない方法を試しているけど、なかなか残業が減らないという方は多いと思います。そもそも毎日必死で働いている皆さんは、残業を減らそうと努力する余裕がないですよね・・・。
残業しない方法は世の中にあふれていますが、ただ単にテクニックだけを学んでも、カイゼンすることはできません。もっと根本から解決する必要があります。
今では残業ほぼゼロを達成し、時短勤務もできている私ですが、以前は月の残業100時間超でした。小手先の時短テクニックをいくつも試しましたが残業は減らず、時間と労力をムダにしました。
そこでこの記事では、1日5分で誰でもすぐに残業を減らせる、「残業しないための考え方」「優先順位のつけ方」「TODOリストのつくり方」を解説します。
他では読めないような、根本原因から解説を積み上げています。読者の皆さんの、「もう残業したくない」のお悩みを、根本から解決します!
最後のまとめでは、皆さんの進化を後押しするクイズをご用意しました。ぜひ最後まで読んでいってくださいね♪
結論|残業している人が知らない超重要な式
残業に苦しんでいる人が、絶対に知るべき超重要な式がこちらです。
これは、仕事の結果が時間・能力・集中力のかけ算で決まることを表しています。
これを知っていれば、最短ルートで効率よく残業しない生活に近づくことができます。
丁寧に解説していくので、ぜひ最後まで読んでください。
月の残業100時間超をゼロにしながら掴み取った、残業しないために必須の本質・極意・奥義を、あなたにお渡しします!
解説|仕事の結果=時間×能力×集中力 とは
まずは仕事の結果 = 時間 × 能力 × 集中力の意味を理解しましょう。
次の順で解説していきます。
- 言葉の意味
- 数字で解説
- 残業100時間超だった私の具体例
解説①|言葉の意味
仕事の結果
- 求められるアウトプット、生み出したアウトプット
- 質・量どちらの意味も含む
- 例)売上、作った資料、処理件数 など
時間
- 仕事の結果を出すために必要な時間
- 残業時間を含む
能力
- ビジネススキル全般
- 例)コミュニケーションスキル、ロジカルシンキング、リーダーシップスキル など
- 行動力、モチベーション、仕事のやり方 なども含む
集中力
- 結果の良し悪しでしか測れないもの
- 例)集中力が高い状態とは?
⇒ より良い結果を、同じ時間で出す
⇒ 同じ結果を、より短時間で出す - (参考動画)集中力とは何か?【精神科医・樺沢紫苑】
解説②|数字で解説
言葉だとイメージが湧かないのだが・・・
そう思ったので、具体的な数字を当てはめてみました。
スマホで読んでくれている方は、表が大きいので横スクロールして見てみてください。
仕事の結果 | = | 時間 | × | 能力 | × | 集中力 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
例1 | 10 | = | 10 | × | 1 | × | 1 |
例2 | 10 | = | 5 | × | 2 | × | 1 |
例3 | 10 | = | 2.5 | × | 2 | × | 2 |
解説③|残業100時間超だった私の具体例
以前の私は、繁忙期にとんでもない業務量をこなしていました。
イメージとしてはこんな感じです👇
(スマホで読んでくれている方は、表が大きいので横スクロールして見てみてください)
仕事の結果 | = | 時間 | × | 能力 | × | 集中力 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
通常期 | 10 | = | 5 | × | 1 | × | 2 |
繁忙期 | 100 | = | 100 | × | 1 | × | 1 |
業務量が激増したので・・・残業が増える → 睡眠時間が減る → 集中力が下がる → 残業が増える という負のスパイラルに入っていました。
業務量が多すぎるんだから、残業するのは当然じゃないのか?
普通はそう考えますよね。でもここで仕事の結果 = 時間 × 能力 × 集中力の威力が発揮されるんです!
仕事の結果=時間×能力×集中力 が超重要な理由
超重要な理由は3つです。理由をしっかり押さえておけば、皆さんご自身の状況にも当てはめられますよ。
- 残業しないための、3つのアプローチが見える
- 残業しないための、ヒントが得られる
- 残業しないためには、集中力UPが最適だとわかる
理由①|3つのアプローチが見える
残業しないためには、仕事の結果 = 時間 × 能力 × 集中力のうち、時間の数字を小さくすればOKです。
仕事の結果 = 時間 × 能力 × 集中力の式には、「時間」以外に「仕事の結果」「能力」「集中力」の、3つの要素があります。
なので、時間の数字を小さくするアプローチも3つあるんです。
言われてみると当たり前ですが、ここから重要なヒントが得られます。
理由②|ヒントが得られる
3つのアプローチから私が得た、残業しないためのヒントです👇
- 仕事の結果DOWN
⇒ 今やっていることは本当に必要なの?
⇒ 過剰品質になってない? - 能力UP
⇒ スキルアップできてる?
⇒ どんな力を磨けばいい? - 集中力UP
⇒ 集中して仕事できてる?
⇒ ダラダラ仕事してない?
これを見たあなたは、何を感じ考えるでしょうか?
私の本音はこんな感じです。
①仕事の結果DOWNは、マイナス評価になるかも。
与えられたこと、期待されていること以下の仕事をするのは、なるべく避けたいな・・・。
②能力UPは、簡単にできれば苦労しないよ。
毎日残業で忙しくて、そんな余裕ないし・・・。
毎日必死に働いている皆さんも、同じような気持ちかもしれません。
そんな私たちに残されている、残業しないための突破口が、③集中力UPなんです!
理由③|集中力UPが最適だとわかる
残業しないための3つのアプローチの中で集中力UPが最適な理由は、最も簡単で、すぐに効果がでるからです。
その証拠として、私の残業時間の推移を公開します👇
集中力UPを実践した2017年から残業時間が減り始め、2018年は残業しない方が当たり前になりました。2019年以降も右肩下がりで推移していき、2022年からは残業時間ほぼゼロを達成しています!
この状態を、仕事の結果 = 時間 × 能力 × 集中力の式で表してみます。
(スマホで読んでくれている方は、表が大きいので横スクロールして見てみてください)
仕事の結果 | = | 時間 | × | 能力 | × | 集中力 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Before | 100 | = | 100 | × | 1 | × | 1 |
After | 100 | = | 10 | × | 1 | × | 10 |
ポイントは、繁忙期のとんでもない業務量が減ったわけじゃないのに、集中力UPで時間が減っていることです。
ここまで読んでみて、いかに集中力が重要かを感じていただけたでしょうか?次から徐々に、実践に向けた話を書いていきますね。
集中力UPで残業しないための考え方
集中力UPで残業しないために、必ず押さえておきたい考え方が3つあります。
考え方を理解しているかどうかで、実践の質がまったく変わってきます。
ここを乗り越えればあとは実践のみ!
もう一踏ん張りなので、どうか読み飛ばさずにお付き合いください。
考え方①|仕事は2種類ある
仕事は次の2種類に分けられます。
集中力がいる仕事 = 集中仕事とは
集中力や注意力が必要な、負荷のかかる仕事です。
間違いが許されない細かいチェックや、自分にとって難しくてチャレンジングな仕事が該当します。
一例を挙げると
- 決算書の作成
- 大事な商談
- 役員へのプレゼン
なかなか気が乗らない仕事も、負荷がかかるよな。
要するにパワーや気合いが必要な仕事のことですね。
集中力がいらない仕事 = 非集中仕事とは
あまり頭を使わない、負荷のかからない仕事です。
疲れているときや移動中でもできるような、楽な仕事が該当します。
一例を挙げると
- メールのチェック
- 電話をかける
- コピーをとる
なんで、集中仕事と非集中仕事が重要なんだ?
それは、この後の考え方③で説明しますね。
考え方②|時間は2種類ある
仕事と同じように、時間も2種類に分けられます。
集中力が高い時間 = 集中時間とは
頭も身体も疲れがなく、イキイキと冴えている時間です。
集中時間は頭と身体がアクセル全開なので、100%の力を出せます。
例えば
- 朝起きてから2~3時間
- 休憩の直後
- 終業・締め切りの直前
仮眠や運動をした後も、頭がシャキッとするよな。
頭が冴えて目の前のことに没頭できるから、どんどんアイディアが浮かんだりミスがなくなったりして、仕事の進みが早くなります。
集中力が低い時間 = 非集中時間とは
頭も身体も疲れていて、ぼーっとしている時間です。
非集中時間は頭と身体にブレーキがかかっているので、100%の力が出せません。
例えば
- 食後の眠気に襲われる午後2~3時ごろ
- 休憩なしで働き続けて疲れたとき
- 睡眠が足りなかった日の翌日
人に話しかけられたり、スマホの通知が気になったり、雑念が入るときも集中力が低くなるぞ。
疲れていて気が散りやすいから、アイディアが浮かばなかったりミスが増えたりして、仕事の進みが遅くなります。
考え方③|【奥義】集中力を基準に仕事の時間割をつくる
残業するか・しないかを決めるのは、ズバリ仕事の効率です。
そして、仕事の効率は「どの仕事」を「いつやるか」という仕事の時間割によって、激変します。
つまり、効率の良い仕事の時間割ができるかどうかが、残業するかどうかの分かれ目なんです。
図解してみました👇
俺は頭がシャキッと冴えている時に、30分かけてメールチェックしているぞ。これは効率が悪いんだな・・・。
以前の私は、めちゃくちゃ疲れている時に、大事な研修資料を作っていました。今思うと、とても効率が悪い仕事の時間割でした・・・。
効率が良い仕事の時間割なら、少ない時間で質の高い結果をだせるので、残業は減ります。
一方効率が悪い仕事の時間割では、思っている以上に時間がかかったりミスが増えたりするので、残業は増えます。
残業しないようにするために、効率が悪い仕事の時間割は、絶対にやってはいけません。
実践|残業しないための3ステップ
ここまで積み上げてきたことを、実際に手足を動かして実践していきましょう。
残業しないためにやることは、シンプルな3ステップです。
- 今日やることを書き出す
- 優先順位をつける
- TODOリストを作る
ステップ1から3まで、5分あれば終わります。
これをやるかやらないかで仕事の効率が激変するので、ぜひ実践してみてください!
ステップ1|今日やることを書き出す
最初は、自分がやるべきタスクを書き出すことから始めます。
以下のサンプル1を参考に、ぜひ皆さんも書いてみてくださいね。
- サンプル1と同じフォーマット
【フォーマット1-1】今日やること&優先順位の「紙1枚」フレーム数16 - フレーム数を増やしたフォーマット
【フォーマット1-2】今日やること&優先順位の「紙1枚」フレーム数32
- デジタルと手書き、どっちで書けばいい?
-
- どちらでもOKです
⇒ フォーマットに、PCで直接入力してもOK
⇒ フォーマットを印刷して、紙に手書きしてもOK - 取り組みやすい方で、試してみてください
- 私は、タスクが浮かんできやすいため、紙に手書きしています
- どちらでもOKです
- 制限時間は2分程度です
- 制限時間を過ぎたら、全部埋まっていなくても終了しましょう
- なんで制限時間が必要なの?
-
- 〆切があることで集中力がUPして、タスクが浮かびやすくなるからです
- 時間内に出てきたタスクは、それだけ重要度が高いとわかるからです
- 逆に時間内に浮かばなかったタスクは、それだけ重要度が低いということです
- 年のためスケジュール帳などを見て、書き漏れがないかを確認します
- 今日やることを書き出すメリットは?
-
- 一覧にして眺めることで、自分のタスクを客観的に捉えられます
- 冷静に優先順位をつけられるようになります
- 「思っていたよりタスクが少ない」などの気づきがあります
- うまく実践するコツは?
-
- 浮かんできた順に、淡々と書くことです
- この時点では、仕事の重要度や緊急度などを気にせずに書きましょう
タスクを書き終えたら、印刷するのがオススメです。
ステップ2は、紙の方がやりやすいですよ。
ステップ2|優先順位をつける
次は、ステップ1で作った「紙1枚」を見ながら、優先順位をつけていきます。
「優先順位をつけるって、どうやればいいの?」という疑問に対する、これ以上ないシンプルな答えが、この「紙1枚」です。
- 制限時間は、1分半程度です
- 質問は、次の3つを基本としましょう
⇒ 重要な仕事は?
⇒ 緊急の仕事は?
⇒ スキマ時間にできる仕事は? - 質問の答えに、それぞれ丸・四角・三角をつけます
- なんで、質問の答えは3つずつなの?
-
- 数を増やすと、「どれも大事」となって優先順位をつけられないからです
- 慣れるまでは、3つまでに限定しましょう
- スキマ時間にできるかどうかは、どうやって決めるの?
-
- あくまで目安ですが、10分前後で終わる仕事かどうかで判断しましょう
- 「集中力がいる仕事は?」の答えに、星をつけます
- 記号が重なっている仕事は、優先順位が高いとわかります
(上のサンプル2では、「S社向けのプレゼン準備」が最重要)
- 記号が重ならないときは、どうしたらいいの?
-
- 質問を追加してください
例)「人に喜ばれる仕事は?」「特にやりたい仕事は?」「すぐにできそうな仕事は?」 - 追加質問の答えにつける記号は、他と見分けがつけば、なんでもOKです
- 質問を追加してください
- うまく実践するコツは?
-
- 質問の答えを、なるべく重ねることです
- タスクを絞り込むことが目的なので、質問の答えは3つまでのルールを守りましょう
ステップ3|TODOリストを作る
最後に、ステップ2で作った「紙1枚」を見ながら、TODOリストを作ります。
- デジタルと手書き、どっちで書けばいい?
-
- フォーマットに、PCで直接入力してOKです
- 直接入力してOKな理由
⇒ 翌日のTODOリストに前日と同じタスクを書くとき、前日書いたものを使い回せるからです
- 朝一、午後一、終業間際に割り振るのが、オススメです
- なんで「朝一」「午後一」「終業間際」がオススメなの?
-
- 朝一は、一日の中で最も疲れがなく、イキイキとしているからです
※睡眠に問題がある、夜勤をしているなど、例外はあります - 午後一は、お昼休みでリフレッシュしているからです
※お昼休みの過ごし方によっては、集中力が低いことがあります - 終業間際は、仕事が終わる時間という〆切があることで、集中力がUPするからです
- 朝一は、一日の中で最も疲れがなく、イキイキとしているからです
- スキマ時間にできるタスクは、スキマのフレームに書きます
- 毎日やる定型的な仕事は、毎日のフレームに書いてもOKです
- 残ったタスクを、AM又はPMの空いたフレームに書きます
- 私は、パソコンの横にTODOリストを置いて実践しています
- なんで、印刷するの?
-
- PC・スマホでTODOを確認すると、TODO以外の余計な情報が気になり、集中力が途切れるからです
- 例)TODO以外の余計な情報
⇒ メールなどの新着通知
⇒ インターネット
- なんで、目につく場所に置くの?
-
- TODOを一瞬で確認できるので、集中力が途切れないからです
- TODOリストを作るメリットは?
-
- 「次は何をしよう?」と考える必要がないので、集中力が途切れません
※いったん切れた集中力が元に戻るのに、15分前後かかります - TODOリストで予定が一目瞭然なので、うっかり忘れがなくなります
- 「次は何をしよう?」と考える必要がないので、集中力が途切れません
- 「AM」「PM」「毎日」「スキマ」に、4つ以上書いてもいい?
-
- 3つまでに限定してください
- 3つまでに限定する理由
⇒ 私たちの頭が同時に処理できる数が、3つだからです
⇒ 3つまでなら、瞬時にTODOを把握でき、覚えておくこともできます
⇒ 4つ以上に増やすと、「あれもこれもやらなきゃ」とパニックになり、集中力が下がります
- タスクが終わったら、どうするの?
-
- 赤ペンなどで横線を引いて、タスクを消します
- 思いっきり線を引くと、達成感があり気持ちが良いのでオススメです
- 一番下のメモ欄は、何を書くの?
-
- 新たに発生した、追加のタスクを書きます
- 仕事中に浮かんだ、雑念を書いてもOKです
- 書いていったん忘れることで気にならなくなり、高い集中力をキープできます
試しにやってみたが、たったこれだけで仕事の進みが早くなったぞ!みんなも、騙されたと思ってぜひ実践してほしい。
やってみたけど残業が減らないという方は、残業が減らない真の原因を知らないせいかもしれません。根本原因を解決する方法は、こちらの記事で詳しく書いています。
参考図書
この記事は、次の3冊をベースに書きました。
- 『脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神・時間術』(樺沢 紫苑著、大和書房)
- 『集中力がすべてを解決する 精神科医が教える「ゾーン」に入る方法』(樺沢 紫苑著、SBクリエイティブ)
- 『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』(浅田 すぐる著、サンマーク出版)
参考図書①|『神・時間術』
記事全体のベースになっているのが、『神・時間術』です。
この本がなければ、私は今も残業100時間超の社畜だったでしょう。
『神・時間術』は、私を不幸のどん底から救ってくれた、命の恩人ならぬ命の恩書です。
これまでに5回以上は読み返している、人生のバイブル。
この記事を読んで何かしら感じるものがあった方は、もれなく全員手にとってほしい名著です!
発売は2017年ですが、内容は今もまったく古びていません。
2023年にはマンガ版も出てるぞ。
参考図書②|『集中力がすべてを解決する』
TODOリストの書き方・使い方の参考図書が、『集中力がすべてを解決する』です。脳科学や心理学に基づいて書かれているので、圧倒的な説得力があります。
しかし、TODOリストの説明はこの本のほんの一部です。
集中力を高めて効率よく仕事で成果をだし、時間・人間関係・お金の自由を手に入れて、もっと幸福になりたい。そんな方にオススメです!
参考参考③|『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』
優先順位のつけ方の参考図書が、『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』です。
ただし、この本から得られるご利益は、優先順位のつけ方だけではありません。
「紙1枚」書くだけなのに、誰でも手軽にトヨタで働く人たちと同じ思考回路で、仕事ができるようになります。
著者がトヨタで働きながら掴んだ、思考整理力・コミュニケーション力の本質が凝縮された一冊。
自分で考え自由な人生を歩むためにも必須の力なので、ぜひ手にとってみてください!
この本👆の読者から届いた、数多くの実践事例を集めた『超実践編』もあるぞ。生きた実例に触れたいやつは、『超実践編』👇も要チェックだな。
“身につく”まとめ|20秒プレゼン
Mナビは、ナビ友である読者の皆さんと一緒に、自由な人生にチャレンジするブログです。
そのためには「記事を読んで満足」ではなく、「記事を読んで行動を変える」ことが、最も大切。「行動を変える」ための第一歩が、記事の内容を覚えること。
そこでMナビでは、効率よく内容を覚えられるように、20秒プレゼンで記事をまとめていきます。
- 記事の内容について、私から問題をだします
- 1問20秒で、自分なりの答えをプレゼンしてみましょう!
- コツは、人に教えるように話す・書くことです!
(人に教えることの効果は、科学的に証明されています。詳しくはこちら)
それでは、BGM↓にのせて楽しくプレゼンしてみましょー♪レディーゴー!!
- 残業している人が知らない、超重要な式とは?
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仕事の結果が、3つのかけ算で決まるって知ってますか?1つ目が時間、2つ目が能力、3つ目が集中力です。結果を出したかったら、この3つを高めればいいんですが、能力や集中力を高めないと・・・ひたすら時間をかけることになります。今、残業ばかりしている人は、能力や集中力を高めてますか?
- 残業を減らすための、3つのアプローチとは?
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残業を減らそうとして、能力アップばかり考えてませんか?それ以外にも、2つアプローチがあるんです。1つは、仕事を見直すこと。そのクオリティ、その作業って、本当に必要ですか?必要以上に働いてませんか?もう1つが、集中力を上げること。ダラダラと働いていたら、いつまで経っても残業は減りませんよ。
- 残業を減らすのに、集中力アップが最適な理由は?
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毎日残業で忙しいのに、残業を減らすために能力アップする余裕はないですよね。あるいは、仕事のクオリティを下げて残業を減らすのは、できれば避けたいですよね。そんな私たちに残された選択肢が、集中力アップです。これなら、誰でも簡単にすぐに残業を減らせるので、圧倒的にオススメなんです。
- 仕事には2種類あるって、どういうこと?
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仕事は2種類に分けられます。集中力が必要な仕事と、集中力がいらない仕事です。例えば決算資料のチェックは、数字を間違えたら大変なので、神経をとがらせますよね。一方メールのチェックは、移動中や疲れていても、できますよね。疲れているときに集中が必要な仕事をしていたら、非効率ですよ。
- 時間には2種類あるって、どういうこと?
-
時間には、集中力が高い時間と低い時間があるんです。例えば、ぐっすり眠れたときの午前中や、休憩でリフレッシュした直後は、目の前のことに没頭できます。一方、疲れてきた午後の時間は、何かと気が散ってしまいがちです。神経を使うような仕事を、集中力が低い時間にやっていたら、非効率ですよ。
- 残業するか・しないかを決めるのは何?
-
残業するかどうかは、「どの仕事」を「いつやるか」という、仕事の時間割で決まります。例えば、大事な商談用の資料を作るとき。フレッシュな午前中だと2時間で終わるのに、疲れ切った夕方だと4時間かかるかもしれません。もし残業したくなかったら、効率の悪い時間割は、絶対にやってはいけませんよ。
- 根本から残業を減らす、具体的な方法は?
-
やることは3ステップです。ステップ1・タスクを書く。制限時間を設けて、フォーマットを埋めればOKです。ステップ2・優先順位をつける。「どれが重要?」など3つの問いで、自問自答します。ステップ3・TODOリストを作る。集中力を基準に、時間割を考えるように作ることが、最重要ポイントです。
いかがだったでしょうか?
20秒プレゼンをサラッと答えられたら、学びが身についている証拠です。素晴らしいですね♪
もし答えられなかったとしたら、めちゃくちゃラッキーです。
だって、答えられない自分に気がつけたおかげで、この瞬間から行動を変えていけますから!
こつおは、いつでも皆さんのことを応援しています!
今日もナビ友である読者の皆さんと一緒に、自由な人生にチャレンジできて嬉しいです♪
ここまで学んでくださり、ありがとうございました!
- 「ここまで読んだよ」の”いいね”を押してくださると、めちゃくちゃ嬉しいです!
- 「学びになった」「もっと知りたい」などの、コメントもお待ちしていますね♪
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